Schriftgutmanagement

Als Schriftgut werden alle aus der Geschäftstätigkeit erwachsenden Unterlagen verstanden, darunter auch Karteien, Bild- und Tonaufzeichnungen. Diese Objekte müssen geordnet, registriert und aufbewahrt werden, um sie zu späteren Zeitpunkten wieder bereitstellen zu können.
Ein funktionierendes Schriftgutmanagement ist die Voraussetzung für erfolgreiche Arbeit. Dieser Grundsatz gilt sowohl für Behörden und Unternehmen als auch für die Übernahme von deren Unterlagen ins Archiv. 

Instrumente des Schriftgutmanagements sind z. B. Aktenpläne und Aktenverzeichnisse, die Auskunft über die Struktur der Dokumentenablage geben. Nur wenn Unterlagen systematisch abgelegt werden, sind sie bei Bedarf auch wieder auffindbar; nur so können die datenschutzrechtlichen Bestimmungen eingehalten und die Archivfähigkeit der Dokumente gewährleistet werden. Dies bedeutet, dass die Unterlagen in einem so guten physischen und geordneten Zustand vorliegen müssen, dass sie ins Archiv übernommen werden können. Dies obliegt der Abteilung für Öffentlichkeitsarbeit, Archiv und Kultur.

Die Zentrale Registratur bewahrt Akten aller Abteilungen auf. Sie sind für die Öffentlichkeit nicht zugänglich. Viele alte Akten werden aus rechtlichen Gründen aufbewahrt, bis sie 5, 10 oder 30 Jahre alt sind. Dauernd werden beispielsweise Bauakten erhalten. Oft kommt es vor, dass alte Akten wieder benötigt werden. Diese können Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Landratsamtes dann von der Zentralen Altregistratur anfordern.

Im Landratsamt Tübingen ist der kommunale Aktenplan eingeführt.

In der Regel legen Behörden für Vorgänge eine Akte an, die gleich zu Beginn ein Aktenzeichen erhält. Dieses dient dazu, die Akte jederzeit rasch aufzufinden.